Przedsiębiorca na prawach konsumenta: kiedy firma zamawiająca przez stronę ma 14 dni na zwrot

Wypełniałam niedawno ankietę do regulaminu dla firmy, która sprzedaje wyłącznie innym firmom. Bez koszyka, bez sklepu, zamówienia przychodzą przez formularz zapytania ofertowego na stronie. W ankiecie była długa lista wyjątków od prawa do zwrotu i… łatwo machnąć ręką: „przecież my nie sprzedajemy konsumentom”.

Tyle że część klientów firmowych ma przy zwrocie takie same prawa jak konsument. Przedsiębiorca na prawach konsumenta to najczęściej osoba prowadząca jednoosobową firmę, która kupuje u Ciebie coś spoza swojej branży. Mimo faktury na firmę może wtedy odstąpić od umowy zawartej na odległość (albo poza lokalem Twojej firmy) w ciągu 14 dni, bez podawania przyczyny.

Wyjaśnię Ci, kogo to dotyczy, dlaczego zamówienie przez formularz też się liczy, kiedy prawo do zwrotu nie przysługuje (towar robiony pod klienta, wykonana usługa, zapieczętowane opakowanie) i co z tego wpisać do regulaminu.

Który klient firmowy ma 14 dni na zwrot?

Tylko osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. Najczęściej to jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG), ale także wspólnik spółki cywilnej, bo umowę zawierają wtedy wspólnicy, a nie sama spółka. Spółka z o.o., akcyjna, jawna czy komandytowa tego prawa nie ma, bo przepis mówi wprost o „osobie fizycznej”.

Taka osoba ma 14 dni wtedy, gdy zakup jest bezpośrednio związany z jej firmą, ale z treści umowy wynika, że nie ma dla niej charakteru zawodowego. Tak mówi art. 7aa ust. 1 ustawy o prawach konsumenta. Zawodowy charakter wynika „w szczególności” z przedmiotu działalności wpisanego do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), czyli w praktyce z kodów PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności). „W szczególności”, a nie „wyłącznie”, więc kody PKD to główna wskazówka, ale nie jedyna.

Przykład: biuro rachunkowe na JDG zamawia przez Twoją stronę oczyszczacz powietrza do biura. Oczyszczacz służy firmie, faktura idzie na NIP, ale handel oczyszczaczami ani ich serwis nie są zawodem księgowej. Ten sam oczyszczacz zamówiony przez firmę, która nimi handluje albo je serwisuje, to już zakup zawodowy i 14 dni nie ma. Biuro rachunkowe z tego przykładu to właśnie przedsiębiorca na prawach konsumenta.

Faktura na firmę sama niczego nie przesądza: zwrot towaru kupionego na firmę zależy od tego, kto kupuje i do czego.

Oświadczenie klienta o zawodowym charakterze zakupu

Sam przepis nie jest nowy. Najpierw był to art. 38a, a od 1 stycznia 2023 r. jest to art. 7aa (ustawa z 4 listopada 2022 r.). Od 27 listopada 2025 r. art. 7aa ma ust. 2, dodany ustawą z 5 sierpnia 2025 r.

Ust. 2 mówi, że gdy z umowy nie wynika, czy zakup jest dla JDG zawodowy, klient może najpóźniej w chwili zawarcia umowy oświadczyć, że jest albo że nie jest. Haczyk: nie możesz uzależnić zawarcia umowy od takiego oświadczenia. Pole w formularzu zapytania może więc być, ale nieobowiązkowe, i nie odmówisz przyjęcia zamówienia tylko dlatego, że klient je pominął.

Zamówienie przez formularz i mail to umowa zawarta na odległość

Brak koszyka niczego tu nie zmienia. Według art. 2 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta umowa zawarta na odległość to umowa zawarta w zorganizowanym systemie, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość aż do chwili jej zawarcia. Formularz na stronie, oferta mailem, akceptacja mailem albo przez telefon… to wszystko środki na odległość. Zorganizowany system to regularne przyjmowanie zamówień tą drogą, np. przez formularz zamówień albo ofertę i akceptację mailem. Sama strona-wizytówka z adresem i telefonem jeszcze nim nie jest (motyw 20 dyrektywy 2011/83/UE).

Inaczej jest, gdy umowę zawarliście osobiście w Twojej firmie, np. klient obejrzał próbki i na miejscu podpisał zamówienie. Wtedy to nie jest umowa na odległość, a 14 dni z art. 27 jej nie dotyczy. Uwaga na spotkania u klienta: umowa podpisana w jego biurze albo mailem zaraz po takim spotkaniu to umowa zawarta poza lokalem przedsiębiorstwa (art. 2 pkt 2) i 14 dni też przysługuje.

Termin liczy się od dnia, w którym klient objął towar w posiadanie, a przy usłudze od dnia zawarcia umowy (art. 28). Dla prawa liczy się sposób zawarcia umowy, a nie to, czy na stronie jest przycisk „Kupuję”. Jeśli formularz zbiera też dane osobowe osób z firm klientów, przyda się wpis Polityka prywatności na stronie internetowej a marketing B2B.

Towar na indywidualne zamówienie nie podlega zwrotowi: kiedy to prawda?

Wtedy, gdy towar jest nieprefabrykowany, wyprodukowany według specyfikacji klienta albo służy zaspokojeniu jego zindywidualizowanych potrzeb. Tak brzmi wyjątek z art. 38 ust. 1 pkt 3 ustawy o prawach konsumenta.

Przykłady: kubki, długopisy i torby z logo klienta, ulotki i roll-upy z jego projektem. Po zwrocie nikt inny ich nie kupi. Nie obejmuje za to standardowego produktu z Twojego katalogu, który ściągasz od producenta w zwykłej wersji, nawet gdy robisz to dla konkretnego klienta.

Wyjątek zamyka zwrot rzeczy robionej pod klienta, a nie wszystkiego, co sprowadzasz na zamówienie. Dlatego zapisz specyfikację w ofercie i w potwierdzeniu zamówienia: projekt, wymiary, wzór zatwierdzony przez klienta. Gdy po dostawie klient napisze, że rezygnuje, masz na piśmie, według czego towar powstał.

Usługa wykonana w całości: zgoda klienta, zanim zaczniesz

Przy usłudze, np. szkoleniu stacjonarnym dla zespołu klienta, prawo odstąpienia wygasa dopiero po jej pełnym wykonaniu i tylko wtedy, gdy spełnisz warunki z art. 38 ust. 1 pkt 1. Klient musi wyrazić wyraźną zgodę przed rozpoczęciem prac, wcześniej dostać informację, że po wykonaniu usługi straci prawo odstąpienia, i przyjąć ją do wiadomości.

A jeśli klient odstąpi w trakcie? Gdy sam zażądał wcześniejszego startu, płaci za to, co już zrobiłeś, proporcjonalnie do uzgodnionej ceny (art. 35). Gdy nie zażądał albo nie dostał informacji o prawie odstąpienia, nie ponosi kosztów usługi za czas do odstąpienia (art. 36 pkt 1).

Bez wyraźnej prośby klienta o wcześniejszy start albo bez informacji o prawie odstąpienia (wystarczy brak jednej z tych rzeczy) możesz zrobić połowę pracy i nie dostać za nią nic, jeśli klient odstąpi w terminie.

Zapieczętowane opakowanie i krótki termin przydatności

To dwa kolejne wyjątki z art. 38 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta i oba mają warunki, które łatwo przeoczyć.

Zapieczętowane opakowanie

Wyjątek z pkt 5 działa tylko wtedy, gdy spełnione są trzy warunki naraz: towar przyszedł w zapieczętowanym opakowaniu, po otwarciu nie da się go zwrócić ze względu na ochronę zdrowia albo higienę, a opakowanie zostało otwarte po dostarczeniu. Przykład: jednorazowe artykuły higieniczne w fabrycznej folii.

Klient, który nie zerwał folii, może więc odstąpić od umowy jak zwykle. Wyjątek nie działa też wtedy, gdy opakowanie otworzył ktoś przed dostawą.

Towar szybko się psujący albo z krótkim terminem przydatności

Pkt 4 obejmuje towar, który szybko się psuje albo ma krótki termin przydatności do użycia, np. cięte kwiaty. Wpisanie tego wyjątku do regulaminu nie sprawi, że zadziała on przy towarze, który ani szybko się nie psuje, ani nie ma krótkiego terminu przydatności. Liczy się towar, a nie zapis.

Regulamin dla firm: zapis „zwroty tylko dla konsumentów” nie wystarczy

Art. 7aa przenosi na JDG przepisy rozdziałów 4, 5a i 5b ustawy. Rozdział 4 to prawo odstąpienia od umowy, 5a to niezgodność towaru z umową, a 5b to treści i usługi cyfrowe. Rozdziału 3, czyli obowiązków informacyjnych przed zawarciem umowy (art. 12) i potwierdzenia zawarcia umowy (art. 21), art. 7aa nie wymienia. Wprost dotyczą one tylko konsumenta.

No dobra, to po co informować JDG? Bo skutki z rozdziału 4 odwołują się do tych informacji. Klient, którego nie poinformowano o prawie odstąpienia, może z niego skorzystać nawet przez 12 miesięcy po upływie zwykłych 14 dni, a gdy dostanie tę informację później, ma 14 dni od jej otrzymania (art. 29). Za odesłanie towaru płaci tylko wtedy, gdy go o tym koszcie poinformowałeś (art. 34 ust. 2). Do tego dochodzi opisany wyżej art. 36 przy usługach.

A gdyby po prostu wpisać do regulaminu, że firmom zwrot nie przysługuje? Regulamin to wzorzec umowy, którego klient z Tobą nie negocjował. Wobec JDG na prawach konsumenta jego zapisy ocenia się tak jak wobec konsumenta (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego, który odsyła do art. 385¹ do 385³). Zapis, który odbiera takiemu klientowi ustawowe prawo do zwrotu, może zostać uznany za niedozwolony i wtedy klienta nie wiąże.

Co więc wpisać do regulaminu strony albo sklepu, przez które sprzedajesz firmom? Odhacz po kolei:

Jeśli przez ten sam sklep sprzedajesz i firmom, i klientom indywidualnym, zajrzyj też do wpisu Sklep B2B i B2C w jednym - pułapki połączenia hurtowni ze sklepem.

Najczęstsze pytania o przedsiębiorcę na prawach konsumenta

Pamiętaj przy sprzedaży firmom przez stronę

Sprzedaż „tylko dla firm” nie zamyka tematu zwrotów. Przedsiębiorca na prawach konsumenta, który zamawia przez formularz albo mail, ma 14 dni, a wyjątki działają tylko wtedy, gdy towar albo usługa naprawdę je spełniają, a przy usługach także wtedy, gdy masz udokumentowaną prośbę klienta o wcześniejszy start i jego potwierdzenie, że wie o utracie prawa odstąpienia po wykonaniu usługi.

Gdy przyjmujesz zamówienia przez formularz na stronie albo mailem, przygotujemy regulamin sklepu z zasadami odstąpienia od umowy. Gdy na stronie nic nie sprzedajesz, wystarczy regulamin strony internetowej od adwokata. Sklep, który sprzedaje wyłącznie firmom, wyceniamy osobno, więc napisz do nas, co sprzedajesz i jak przyjmujesz zamówienia. Podpowiemy, które wyjątki naprawdę Cię dotyczą.